面接予約を電話で行ったりなど社会人と電話をする機会が増える就職活動。
電話で上手く話すことが出来ない、企業からの電話の受け方や折り返し方ていい時間がわからないなど電話対応に悩む学生も多いと思います。
今回は就活中に電話対応で失敗しない方法などをまとめてみました！
まずは基本的な部分を見ていきましょう。
就活生で電話対応がしっかりしているいう印象を与えることが出来れば他の学生と差をつけることも出来るのではないでしょうか。
就活で企業と電話で話す時の基本的なポイント
電話のやり取りであまりうまく話せなかったり、伝えたいことを伝えられなかった経験もあると思います。
就活生なので初めてのことばかりだと思いますが電話対応に不安があるなら出来る対策はしておきましょう。
・話したいことや内容をメモに書き出す。
何から話していいかわからない時や上手く話せない時はメモに話したい内容を書き出しましょう。
箇条書きにするのではなく台本を作るように話す内容をまとめておくだけで用件をしっかり伝えることが可能です。
話す内容さえまとめておけば短時間で済ますことが出来るので印象が悪くなることはないと思います。
・学校名と氏名や要件をきちんと伝える
どこの誰か分からない状態で話を進めるのはいけません。
きちんと大学名と名前を言ってから要件を伝えて取り次いでもらいましょう。
担当者の名前も伝えられるとベストです。
分からない場合は採用担当者様はいらっしゃいますかと伝え取り次いでもらうのがいいですね。
・静かな場所で電話をする
電話をかける時は静かな場所でするようにしましょう。
こちらからかけているのにうるさくて何ひとつ聞き取れない状況だったり何度も聞き直したりするのは失礼です。
電波状況が悪いところも避けた方がいいでしょう。
電話対応のマナーで知っておいて損はないこと
就職活動で電話の対応に困っている就活生は基本的なポイントさえおさえておけばスムーズに対応できると思います。
◆面接予約の時
面接を予約する時に電話で対応しなければいけないこともあると思います。
就活生にならなければほとんどこういった経験をする機会はないのでどうすればいいのかわからない方がほとんどですよね
就活で面接の電話予約をする時のポイントも見てみましょう！
はじめは電話の出だしですね。
お忙しいところ失礼しますや突然のご連絡失礼いたします。など出だしから丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
要件だけをただ伝えるのではなく常に自分のために時間を割いていただいているという意識を持つことが大切です。
出だしの挨拶から丁寧な印象を与えることが出来れば相手の警戒心を解くことも難しくないと思います。
挨拶の次は自分がどこの誰か名乗りましょう。
・電話マナーを覚える
コール音3回以内に電話に出る、もしもしの使用は避ける、相手が電話を切るまで切らないなど電話対応にもビジネスマナーが存在します。
就活においては相手が電話を切るまで切らない方が印象はよくなると思います。
かけた方が先に電話を切るビジネスマナーもありますので電話が永遠に切れない状況にしない為に2～3秒ほど待って切れていなかったらこちらから切るといいでしょう。
こういった電話マナーを知っているのと知らないとでは変わってきます。
電話マナーをしっかりと覚えてワンランク上の電話対応を目指しましょう。
電話対応は基本的なスキルで社会人になってからもたくさんの電話を受けることになるので電話対応も失礼のないレベルにまでしておくと自分
企業に電話してはいけない時間帯は？
電話をかける時間帯にも気を付けましょう。
・始業時間直後はNG
就業開始しているからといってすぐに電話をかけてしまうのはNGとされています。
始業開始後は朝礼があったり前日の引継ぎ作業やメールチェックなど忙しい場合がほとんどです。
また打ち合わせを行っている企業も多くあるので、そうなるとゆっくりと電話対応をしている時間もありません。
会議を中断させてしまったり、業務の妨げになってしまうので始業時間開始直後は電話するのを控えましょう！
また始業開始よりも前の時間帯に電話をするのもNGです。
担当者が不在の可能性も高く、また気を遣わせてしまうので後々印象が悪くなってしまう可能性も考えられます。
・休憩時間
昼休憩などの時間帯も電話しないように注意しましょう。
休憩中なので業務時間にあたらない時間帯に迷惑をかけてしまうことになります。
また休憩中ということで電話を取ってくれない
・終業時間後
終業時間が過ぎたあとは、電話が繋がりやすいのは確かですが基本的に業務時間外です。
仕事中ではないので電話をかけても受けてくれない可能性もありますし、気を遣わせることになるので注意しましょう。
電話をかけてはいけない時間を把握してスムーズに電話対応を済ませ印象をアップさせましょう！
担当者が出社していなかったり、始業開始までの準備で忙しくしている場合も考えられるので迷惑にならないような時間帯に電話するのが効率的にも一番いいと思います。
変な時間にかけてしまうと担当者が不在で対応出来なかったり折り返しをしなければいけないなど
相手に配慮することは難しいと思いますが心遣いが大切です。
・営業時間を把握し休憩中や終業後に電話をしない
・電話を先に切らない
・静かな場所で
・話す内容をまとめ簡潔に短時間で済ませる
電話対応の際のトラブル対応と解決策
就活中の企業との電話対応では、様々なトラブルが発生する可能性があります。
以下では、これらのトラブルに対処し、解決するための方法を詳細に説明します。
◆通話中の技術的問題への対応
電話の切断や音声の問題などの技術的トラブルへの対処法
・電話が切断された場合や音声が不明瞭な場合、まずは落ち着いて再度ダイヤルするか、状況を説明してから別の通信手段を提案します。
・技術的問題が発生したことを明確に伝え、必要であれば謝罪し、再度の連絡を提案します。
再度の連絡を取る際の礼儀正しい対応
・再度連絡を取る際には、前回の通話で発生した問題を踏まえ、改善策を実施した上で電話をかけます。
・トラブルが発生したことに対して適切に謝罪し、礼儀正しく対応することでプロフェッショナリズムを示します。
◆不明確な質問や要求への対処
企業からの不明瞭な要求や質問に対する適切な返答
・不明瞭な質問や要求に対しては、混乱を避けるために質問を繰り返し、意図を明確に理解しようと努めます。
・分からないことがあれば、遠慮せずに質問し、誤解を防ぎます。
混乱を避け、クリアなコミュニケーションを図る方法
・質問の意図が不明確な場合は、具体的な例や状況を尋ねて、正確な理解を目指します。
・明確な返答ができない場合は、確認をとってから回答することも一つの方法です。
◆緊急時の対応方法
緊急時や予期せぬ状況への対応策
・予期せぬ状況や緊急事態が発生した場合、まずは冷静さを保ち、状況を正確に把握しようと努めます。
・状況に応じて迅速に行動し、必要であれば支援を求めるなど、柔軟な対応が求められます。
冷静さを保ちつつ的確に対応するためのポイント
・冷静かつ落ち着いて対応することで、問題解決に向けて的確な行動を取ることができます。
・緊急時にパニックに陥らないよう、事前に様々な状況を想定しておくことも有効です。
などなど電話対応のマナーを覚えて就職活動に役立てましょう！！
電話対応の際のトラブル対応と解決策：一般的なトラブルとその対応
就職活動中の電話対応は、企業との最初の直接的なコミュニケーション機会の一つです。この時、技術的なトラブルや緊急の事態に直面することがあります。
こうした状況にどのように対処するかは、あなたの問題解決能力とプロフェッショナリズムを示す機会となります。
◆一般的なトラブルとその対応
技術的問題は予測不可能で、しばしば不便を引き起こします。
特に就職活動中の重要な通話で、声が途切れるなどの問題が発生した場合、以下のステップを取ることが重要です：
・問題の認識を示す：問題が発生したことをすぐに相手に伝え、理解を求めます。これにより、無知に見えることを避けることができます。
・再度のコール：問題が続く場合は、電話を切ってから改めてかけ直しを提案します。これにより、クリアな通話環境でのやり取りが可能になります。
緊急事態においても冷静さを保つことは、あなたの専門性を示す上で非常に重要です。
以下のように対応しましょう：
・冷静な対応：パニックに陥ることなく、事実を的確に伝えることが求められます。例えば、面接の日程を間違えていることに気付いた場合は、すぐにその旨を伝え、適切な対応を検討してもらいます。
・適切な情報提供：緊急の内容を正確に伝えることで、迅速かつ適切な解決が可能となります。
電話対応中のトラブルは避けがたいものですが、これらの対応策を実践することで、あなたの適応能力とプロフェッショナリズムをアピールする絶好の機会に変えることができます。
事前の準備と冷静な対応が、成功への鍵となります。
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