新卒の就活生が電話で会社説明会を予約するときのマナーは？

2023年07月31日更新マナー 1747 Views

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今回、0円就活では「会社説明会」とその電話予約についてのマナーや注意点について解説します。

会社説明会とは？
会社説明会を電話で予約するときのマナー
予約電話の注意点
- 適切な時間に電話を
- メモを取る
会社説明会の予約電話：効果的な対話のためのヒント
電話予約後のフォローアップと追加対応

会社説明会とは？

まず、会社説明会とは何でしょうか？

それは、企業が自社のビジョン、仕事内容、社風、求める人材などを紹介するために開催するイベントのことです。

これに参加することで、企業の文化や雰囲気を直接感じることができ、自分がそこで働くイメージを具体的に描くのに役立ちます。

しかし、その価値ある会社説明会への第一歩、それが電話予約です。

電話一つで初めての印象を与えるため、マナーや注意点を守ることが非常に重要です。

以下にそのポイントをいくつかまとめてみました。

会社説明会を電話で予約するときのマナー

会社説明会の予約を電話でしたい場合はどんなことに注意すればいいのでしょうか？

丁寧な言葉づかいを心がける

電話では、相手の表情や態度が見えないため、声のトーンや言葉遣いで礼儀正しさを示すことが重要です。

敬語を正しく使い、丁寧な言葉遣いを心掛けましょう。

静かな場所で電話をかける

電話で予約するときは、場所に配慮するのも重要です。

たとえば、車も人通りも多い大通りなど賑やかな場所での電話は避けるべきです。

また、電話では音声だけでコミュニケーションを取るため、はっきりと明瞭に話すことが重要です。

自分の名前や連絡先を間違いなく伝えることができるように、ゆっくりと明確に話すようにしましょう。

ポイント

◆前準備をしっかりしておく。

会社説明会の電話予約をする前に、準備をしておきましょう。

予約をするにも必要な情報や用意しておくといいものもあります。

・名前

・大学名

・予約を入れたい日

・スケジュール帳

・メモ帳

会社説明会の予約を入れるときは要点だけをスムーズに伝えられるように、手元にスケジュール帳をおいておくといいでしょう。

メモ帳にはあらかじめ話す内容や電話した目的を書き出し、それを見て話すことで簡潔に伝えることが可能となります。

とくに緊張しやすい人は、この方法がオススメです！

メモ帳に自分の伝えたいことをまとめておくと、スムーズに用件を伝えられますね。

予約を入れる際の例文。

「お世話になっております。△△大学の□□と申します。本日は、〇〇株式会社様の会社説明会の予約の件でお電話いたしました。採用担当者様におつなぎいただくことは可能でしょうか？どうぞよろしくお願い申し上げます。」

担当者に取り次いでもらったあと

「〇〇様、お時間いただきありがとうございます。私△△大学の学生の□□と申します。貴社の近日開催予定の会社説明会に参加を希望しており、その予約をお願いしたくお電話させていただきました。」

この言い方なら、自分の目的を明確に伝えつつ、相手の時間を尊重することができます。

その後、必要な情報（例：希望の日時、連絡先等）を話し、予約の手続きを進めていきます。

ただし、予約したい日がすでに埋められていて、NGが出る場合もあります。

そのときのために別日も考えておかなければいけません。

スケジュール帳が手元にあればすぐに確認できるので、準備しておくと安心です。

また、別日に変更になった場合は先に企業から日時をいくつか提示してもらいましょう。

その中で自分が空いている日があれば、そこに予約を入れるだけで会社説明会に参加することができます。

どれも都合が合わないのであれば、再度日程を調整してくれる企業もあるので、必ず予定が合わないことや調整してもらえるかどうかは聞いておくべきですね。

行けないのに承諾して無断欠席してしまうと印象も最悪です。

予約電話について解説しましたが、大切なことは相手の時間を尊重すること。

電話のお相手は社会人であるため、時間をかけてしまわないように配慮することがマナーです。

なので、準備を怠らないようにしましょう。

電話予約後のフォローアップと追加対応

新卒の就職活動生が会社説明会を電話で予約した後に行うべきフォローアップと追加対応について詳しく解説します。これらのステップは、予約の確実性を保証し、プロフェッショナルな印象を維持するために重要です。

電話予約後の確認メールや書類の準備

確認メールの送信: 予約した内容をメールで確認することで、誤解や不明点を避けることができます。
必要書類の準備: 説明会参加に必要な履歴書やその他の書類を事前に準備しておくことが望ましいです。

予約内容の変更やキャンセルのマナー

変更やキャンセルの連絡: 予定に変更がある場合は、できるだけ早く、そして丁寧に連絡を入れることが重要です。
代替案の提示: 可能であれば、代替の日程を提案するなど、柔軟な対応を心がけましょう。

予約確認の際のコミュニケーションテクニック

明確な情報提供: 予約の詳細を明確に伝えることで、誤解を防ぎます。
礼儀正しい対応: 予約の確認時も、常に礼儀正しい態度を保ちましょう。

予約電話の注意点

適切な時間に電話を

ビジネスの電話は、一般的に午前9時から午後5時の間に行うのが適切です。

その中でも、始業開始後、昼休憩、終業後には電話をかけないように注意してください。

企業によっては電話対応時間が指定されている場合もありますので、事前に確認しましょう。

メモを取る

電話中に指示や必要な情報が提供されることがあります。

それらの情報を正確に覚えておくためにも、電話中にメモを取ることを忘れないようにしましょう。

これらのマナーや注意点をしっかりと守ることで、自分自身を適切に表現し、企業に対する尊重と専門性を示すことができます。

これは、就職活動の成功につながる重要なステップとなります。

会社説明会の予約電話：効果的な対話のためのヒント

就職活動の初期段階で行われる会社説明会の予約は、一般的に電話を通じて行われます。

この重要なタッチポイントを効率的かつプロフェッショナルに扱うことで、良い第一印象を与えることができます。

以下に、電話対話を円滑に進めるためのヒントを紹介します。

適切な自己紹介とクリアな目的説明

自己紹介時には、あなたの名前、大学名、学部をはっきりと伝えることが重要です。

これにより、受付側はすぐに適切な対応を取ることができます。

・例文の提案: 「こんにちは、○○大学△△学部の××と申します。会社説明会の予約の件でお電話しました。」

目的を簡潔に伝えることも重要で、電話の初めにはっきりと予約の意図を示します。

日程調整時の柔軟性の示し方

予約したい日が取れない場合に備え、他の候補日を即座に提案できるように準備しておくことが、会話をスムーズに進行させるための鍵です。

・フレキシブルな対応の例: 「その他にご提案いただける日時はありますか？」

この問いかけにより、柔軟かつ建設的な対話が展開しやすくなります。

確認事項と礼儀正しい結び

予約が確定したら、必要な持ち物や服装について尋ね、当日の準備が整うようにします。

・最終確認の重要性: 「ありがとうございました。○月×日△時にお伺いします。当日、持参すべきものをお教えいただけますか？」

電話を終える際には、日程を再確認し、礼儀正しく電話を終了します。これにより、相手にプロフェッショナルな印象を残すことができます。

・マナーの確認: 電話を切る前に相手が切ったことを確認し、「失礼します」と言ってから電話を切ります。

会社説明会の予約時の電話での適切な対話法を身に付けることができます。

これにより、就職活動の成功に繋がる第一歩を踏み出すことができるでしょう。