会社説明会の申し込みメールや、案内の返信内容など就活中は社会人とのメールのやり取りも増えると思います。
宛先やあて名、件名に本文などそれぞれ何を書けばいいのか分からないし知らないという就活生も少なくありません。
今回は新規でメールを作る時に何を書いておけば問題がないかまとめてみました。
会社説明会だけでなく一般的なマナーを守りながらメールを書き失礼のない内容に仕上げましょう。
メールの一般的な作成方法は？
社会人になってからも使える一般的なメールの書き方を覚えておけば、どんな時でも困らないと思いますので覚えておいて損はないと思います。
メールを作成の正しい手順と、注意点についてみていきましょう。
宛先
まず宛先ですね。
宛先は入力ミスに気を付けましょう。
ここで躓いてしまうとメールが届かない、関係ないところにメールを送るなどのトラブルが発生します。
メールが届いてないことに気づかないと参加出来なかったりもするので大変です。
・宛先を入力する時のポイント
確実なのはコピー＆ペーストすることです。
コピペする時は最初から最後までしっかり選択できているか確認して貼り付けるようにしましょう。
宛先を間違えてしまうとせっかく作成したメールも届いたか分からなくなるのでコピペがオススメです！
件名
学校名と氏名を忘れずに、お相手に用件がひと目で理解できるような件名にしましょう。
企業には同じ用件のメールがたくさん届くので氏名と学校名を件名に入れ忘れてしまうと相手から連絡しようにも出来ない可能性が出てきます。
・件名のポイント
返信時も件名は変更しない。
分かりやすくしておくのがベストです。
メールが埋まってしまっても件名を変更していなければ検索もかけやすいので相手に配慮した方法でもあります。
ただし目的が異なる場合でメールする時は変更した方がいいですね。
新規で作成し別の要件であることを伝えましょう。
本文
本文を作成する時は、例文をチェックしてからにしましょう。
そもそも作り方が分からない就活生も多いと思うので先に見本を見た方が早いと思います。
・本文のポイント
改行のし過ぎや、全く改行しないなど読みにくい文章のまま送信するのは避けましょう。
しっかりと見直し、挨拶は2行程度でおさめ改行してから本文を書き出し、5行程度で改行を入れながら作成していきましょう。
本文と結びの言葉の間にも改行を入れておけば読みやすいメールを作ることが出来ると思います。
署名
文末には必ず署名を記載しましょう。
署名を記載する時に必要な情報はこちらになります。
・名前
・大学名
・所属(学部、学科名)
・連絡先(電話番号とメールアドレス)
署名に必要な情報を最後に記載しましょう。
自分がどこの誰か一目で分かるようにしておくのがポイントです。
企業に送信するメールで注意したいことは？
企業にメールを送る時や返信する時に注意したいことをまとめてみました。
【誤字脱字に気を付ける】
メール内容で誤字脱字があると見直しもしない管理が出来ないなどのだらしない印象を与えてしまいます。
たった一通のメールで相手の心証を悪くしてしまうのはもったいないと思います。
なのでメールの作成を終えたら必ず最初から最後まで見直すようにしましょう。
出来るなら指を差し一言一句声に出して読み上げると間違いに気づきやすくなるのでオススメです！
電話と違ってメールは送る前に何度も見返せるものなので誤字脱字や文章の抜けがあると印象はどうしても悪くなってしまいます。
指差し確認しながら文章を読み上げ何度も確認することで誤字脱字や文章の漏れを防ぎましょう。
だらしない印象を与えないためにも必ず見直して修正する癖をつけておくと社会人になってからでもミスをする可能性が低くなるのでいいと思いますね。
【敬語の間違いに気を付ける】
敬語の使い方に不安がある就活生は多いのではないでしょうか。
ここは第三者に見てもらうのが一番だと思います。
チェックしてもらう時は同じ就活生ではなく社会人の方に見てもらうようにしましょう！
一番身近な社会人は保護者ですね。
キャリアセンターで間違った敬語を使っていないか確認してもらうのもいいと思います。
また敬語の使い方について指摘してもらうことで正しい敬語の使い方を学ぶことが出来ます。
敬語の使い方は慣れるしかないので、正しい敬語の使い方を少しずつ覚えながらでいいと思います。
就活が本格化する前に始めておけば社会人と変わらないビジネスメールを作成出来るようになるでしょう。
・返信する時は件名のRe:をそのままにして返さないようにする
返信する時に件名につくRe:はそのままにせず変更してから返信しましょう。
変更しないままやり取りを続けているとRe:がいくつも件名に連なってしまい読みにくくなってしまいます。
また大切なメールをする時は内容がすぐに把握出来るような件名や、急を要していることが分かるようにしておくと相手に配慮し尊重したメールを作成しましょう！
【時間帯に気を付ける】
メールを送信する時は、時間帯にも気を付けましょう。
始業時間直後、昼休憩、終業後などの時間帯はメールの送信や返信を控えましょう。
休日も避けた方がいいですね。
就業時間内で日中に返すのがベストだと思います。
返信が来た場合は出来るだけ早く返信して適切な時間帯に返信することが難しい場合は必ず連絡をしておきましょう。
メール送信のエチケットとフォローアップ
就職活動におけるメールのやり取りは、あなたの意識を示す重要な機会です。
正確で礼儀正しいメールの送信と効果的なフォローアップは、企業との良好な関係構築に役立ちます。
メールのエチケット
送信前の最終チェックと誤字脱字の防止メールを送信する前には、必ず最終チェックを行いましょう。
誤字脱字、文法の誤り、不適切な言葉遣いがないかを確認することが重要です。
また、メールのトーンや内容が適切であるかも再確認してください。
これにより、好意的なイメージを維持し、誤解を避けることができます。
効果的なフォローアップの方法
適切なタイミングでのフォローアップメール面接や企業訪問の後、適切なタイミングでフォローアップメールを送ることが肝心です。
通常、面接の翌日から数日以内に感謝の意を表すメールを送ることが推奨されます。
このメールでは、面接での話題に触れたり、自身の熱意を改めて伝えたりすることで、ポジティブな印象を強化することができます。
メール返信の速度とその印象
メールの返信速度は、就職活動において非常に重要な要素であり、あなたのプロフェッショナリズムやコミットメントの度合いを示す指標となり得ます。
適切な返信速度は、状況に応じて異なりますが、一般的には迅速な対応が好印象を与えることが多いです。
以下で、返信速度が与える印象と、どのようにして返信のタイミングを管理すべきかについて詳しく解説します。
返信速度が与える印象
返信の速さは、あなたの対応力と関心の度合いを反映します。速い返信は以下のような印象を与えることが一般的です：
・積極性：迅速な返信は、その話題や機会に対するあなたの積極性を示します。
・信頼性：期待に応え、予定通りにタスクをこなす能力があるとみなされます。
・組織的な能力：自分の時間と仕事を効率的に管理できていることを示すことができます。
一方で、即座に返信する必要がない場合や、慎重な対応が求められる場合もあります。
例えば、重要な決定や詳細な情報の提供が必要な場合は、より慎重な検討が必要です。
速い返信が求められる状況
いくつかの状況では、迅速な返信が特に重要です：
・問い合わせや要求に対する初期反応：関心や質問に対して迅速に応答することで、関与と尊重を示します。
・面接日程の確認や変更：面接や会議の日程に関するメールには迅速に対応することで、プロフェッショナリズムを保ちます。
慎重に返信するべき場面
一部の状況では、返信前により多くの時間を要することが望ましいです：
・複雑な問題や交渉事：重要な契約や提案に関する議論など、複雑な内容は検討と正確な情報の確認を要します。
・感情的な問題：批判や不満を含むメールに対しては、冷静になってから返信することが適切です。
返信タイミングの管理方法
効果的なメール管理のためには、以下のテクニックが役立ちます：
・時間を設定する：一日の中でメールをチェックし、返信する固定の時間を設けると効率的です。
・自動返信機能の活用：不在時は自動返信機能を設定し、いつ返信を期待できるかを明確に伝えます。
メールの返信速度は、就職活動におけるあなたのプロフェッショナリズムを示す重要な要素です。
適切なタイミングで的確に対応することで、ポジティブな印象を与え、成功につながる可能性を高めます。
メール作成のまとめ
・一般的なメールの作り方を見て例文もチェックする
・返信時は件名と時間帯に気を付ける
・署名は名前と大学名に所属を記載する
メール作成のポイントをおさえるだけで第一印象も良く出来るので就活をスタートさせる前に敬語の使い方を覚えたりメール内容の例文などを予め見ておくといいですね。
また私用で使うものと、就活用で使うメールアドレスは分けて大切な情報を見逃さないようにしましょう！
あとから見づらいことに気づいてメールアドレスを変更すると、エントリーした企業に変更の連絡をしたりと手間がかかってしまいます。
就活が始まると色々なことに時間がとられるので効率よく進められるように準備しておきましょう。
【あわせて読みたい！】
